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Smart Working: Come Massimizzare la Produttività in Azienda

Smart Working in Azienda: Ecco come Gestirlo

Come massimizzare l’efficienza e la produttività dei tuoi collaboratori

L’emergenza Coronavirus ha costretto tutti a stare a casa.

Chi faceva il pendolare adesso si trova a passare 24h in casa con la famiglia.

In poche parole ci troviamo tutti a fare i conti con nuove abitudini ed una nuova vita.

Ovviamente questo ha portato a cambiare abitudini anche dal punto di vista lavorativo per cui adesso molte persone si trovano a lavorare in modalità Smart.

Cosa significa Smart Working

Smart  significa “intelligente” quindi dovrebbe essere un modo più saggio di lavorare.

Domenico De Masi, professore emerito di Sociologia del lavoro presso l’Università “La Sapienza” di Roma, e fondatore della SIT, Società Italiana Telelavoro, per la diffusione del telelavoro e la sua regolamentazione sindacale, spiega ad HuffPost perché lo “smart working” fatica ad affermarsi nel nostro paese. 

Secondo il Professore, lavorare in smart working, sarebbe il modo migliore per lavorare e fornirebbe tanti benefici sia all’ambiente sia a noi stessi.

Nonostante tutto in Italia fa fatica ad affermarsi.

In sostanza, il professore, afferma che, il motivo per cui fa fatica ad affermarsi in italia, è la paura del cambiamento da parte dei dipendenti ma soprattutto dei capi.

Il telelavoro non ti permette di controllare il lavoratore momento per momento ma solo il risultato finale.

Non avendo i dipendenti vicino allora i capi non si fidano di loro.

“Nel telelavoro non conta il processo, ma l’obiettivo: non importa se il dipendente preferisce lavorare di notte, al mattino presto, prendersi poche o tante pause. L’importante è che porti a termine il suo compito nel migliore dei modi”.

Ecco cosa ti serve per ricavare il massimo dallo smart working

Per affrontare il cambiamento, massimizzare l’efficienza e la produttività dei tuoi collaboratori, devi seguire poche ma importanti strategie.

Stare a casa con la famiglia 24h su 24 può essere difficile, soprattutto perchè non ne eravamo abituati.

Noi di Studio Evoluto, stiamo applicando lo smart working con i nostri collaboratori e loro stessi ci confermano che stanno lavorando molto di più perchè hanno creato un sistema organizzativo che gli permette di essere molto più produttivi.

Di seguito ti dirò delle strategie per dare il massimo in Smart Working.

Rigore Organizzativo

Avere tanto tempo libero non vuol dire sprecarlo ma anzi, sfruttarlo al massimo. 

Se sei un manager e ti trovi a gestire i tuoi collaboratori in smart working allora devi imparare tu per primo a gestire il tempo ed insegnarlo ai tuoi collaboratori.

Qualche tempo fa abbiamo scritto un articolo sulla gestione del tempo che puoi andare a leggerlo qui.

Inoltre aggiungiamo una strategia che ci insegna Steven Covey.

Le attività possono distinguersi in 4 categorie:

-Urgenti e importanti

-Importanti e non urgenti

-Non importanti e urgenti

-Non importanti e non urgenti

quattro quadranti

organizzazione del tempo con i 4 quadranti

Ogni fine settimana tu e il tuo team fate questa attività per la settimana prossima.

In questo modo potete comprendere quali sono le cose su cui concentrarvi di più.

Nel dettaglio, le attività su cui dovete concentrarvi di più sono quelle del secondo quadrante e del primo quadrante.

Nel secondo quadrante ci sono tutte le attività di programmazione e pianificazione:

-le strategie da mettere in campo;

-la ricerca di servizi e nuove soluzioni di marketing; 

-soluzioni per le vendite online( piattaforme e-commerce).

Per quanto riguarda il primo quadrante, in questo periodo di quarantena, gli devi dare un occhio perchè riguarda tutte quelle attività appunto urgenti che sono venute fuori con l’emergenza.

Di norma non si dovrebbe arrivare a gestire attività urgenti proprio perchè si fa un lavoro molto preciso di pianificazione che ci permette di gestire tutto a priori e di non dover lasciare nulla al caso.

Ma purtroppo ci siamo ritrovati in questa situazione e quindi bisogna trovare un metodo per far fronte a questa emergenza inaspettata. 

All’interno del primo quadrante possiamo mettere: recupero crediti, riduzione delle spese extra, costruzione di nuove linee di credito, vendita.

Questa cose bisogna farle subito. 

Sono cose estremamente urgenti per proteggere le sorti della nostra azienda. 

Scopri in questa guida tutte le cose urgenti da fare durante l’emergenza coronavirus

Nel terzo e nel quarto quadrante mettiamo tutte quelle cose che non ci fanno essere produttivi e che devono essere quindi sempre ridotte al minimo.

Ambiente per lo smart working

E’ di fondamentale importante lavorare in un ambiente sereno in cui possiamo dedicarci interamente al lavoro e ai progetti.

Creati uno spazio solo per te, in cui puoi studiare e lavorare e fai di tutto affinchè non ci siano distrazioni nei momenti di lavoro.

Organizza la tua giornata di modo che tu abbia delle ore da dedicare solo al lavoro.

Come gestire le attività da fare in gruppo

Per monitorare la produttività del team è importante che i tuoi collaboratori scrivano ogni giorno un daily report in cui annotare tutte le cose fatte ogni giorno.

Questo deve diventare un’abitudine di modo che il team rimanga coeso e compatto.

Regolarmente programmate delle riunioni da fare in video in cui parlare di progetti e dei risultati ottenuti.

Questo ti aiuterà a mantenere il team motivato: è molto importante mantenere l’energia e la motivazione del team altrimenti si rischia di abbassare la produttività.

Per fare in modo che le riunioni siano produttive cercate di parlare sempre a turno e di rispettare degli orari.

Un altro consiglio è quello di preparare le domande che si vogliono fare in riunione e di condividere anche prima della riunione eventuali documenti di cui si vuole discutere.

Cercate di mantenere alto il dialogo, facendo domande e raccogliendo feedback.

Questo modo di seguire le riunioni rafforzerà il team building e la motivazione.

Strumenti utili per lo smart working

Ci sono degli strumenti molto semplici ed intuitivi per organizzare lo smart working e vedrai perchè:

-Account google: ti serve per l’archiviazione e la condivisione da remoto di documenti e progetti. A questo link trovi le istruzioni;

-Piattaforma di project management: noi stiamo usando Trello ma vi sono altre piattaforme simili come Asana. Molte app di project management combinano funzioni di social network con programmi e percorsi di progettazione per coprire più compiti possibili. In genere progettazione, comunicazione, chat personali, calendario, appuntamenti, messaggi, sondaggi, e-mail, ecc. sono tutti gestibili su un’unica piattaforma. In sostanza rendono molto più semplice la collaborazione a distanza;

-Video conferenze: le riunioni potete farle su Zoom.us oppure con google meet. Noi ci stiamo trovando molto bene con Whereby ma per più di 4 persone bisogna passare alla versione pro a pagamento.

Conclusioni

Capisco che può essere difficile gestire tutto ciò di colpo e da soli ed è per questo che Studio Evoluto ha messo su un programma #RESTART di supporto per le aziende per gestire l’emergenza ed in particolare:

  • Gestire le finanze: attuando uno stress test finanziario;
  • Gestire il personale per mantenere alta la motivazione;
  • Marketing e comunicazione: studiamo una strategia di marketing ad hoc per i nostri clienti per fare in modo che trovino clienti già da adesso;
  • continuo follow up del cliente.

Se vuoi sapere di più sul nostro programma #RESTART compila il form qui sotto e ti contatteremo il prima possibile.

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